1. Planeamento Inicial
- Deliniar a visão, expectativas e orçamento.
- Definir o estilo do (clássico, rústico, moderno, etc.) e o tema desejado.
- Criar um cronograma e lista de tarefas dividida por mês e semana até ao evento.
- Estabelecer o orçamento geral (ideal e máximo).
2. Seleção e Contratação de Fornecedores
- Listar fornecedores necessários (catering, decoração, música, fotógrafos,etc...).
- Pesquisar e enviar pedidos de orçamento aos diferentes fornecedores.
- Verificar a disponibilidade dos fornecedores na data do casamento.
- Agendar visitas e degustações com fornecedores de comida e bebida.
- Avaliar contratos e negociar com cada fornecedor.
- Assinar contratos e recolher comprovantes de pagamento.
3. Planeamento da Decoração e Design
- Definir o conceito e a paleta de cores da decoração.
- Escolher a disposição das mesas e cadeiras para a cerimônia e recepção.
- Selecionar o mobiliário, arranjos florais e detalhes de iluminação.
- Contratar ou providenciar os itens de decoração e confirmar prazos de entrega.
- Revisar o layout e as opções de decoração.
4. Vestuário e Beleza
- Agendar provas de vestidos e ternos.
- Organizar os horários para o dia do casamento (maquilhagem e cabelo).
- Confirmar a presença de maquilhadores, cabeleireiros e estilistas para o dia.
5. Convites e Gestão de Convidados
- Criar e enviar os convites.
- Acompanhar a confirmação de presença por escrito.
- Organizar a lista final de convidados com as informações de cada um.
- Designar o layout de mesas de acordo com a lista de convidados.
6. Logística do Dia do Evento
- Confirmar a chegada dos fornecedores no horário correto.
- Criar um cronograma detalhado para o dia do casamento (timeline).
- Organizar transporte para noivos e convidados (se necessário).
- Estabelecer uma equipa para resolver imprevistos e questões de última hora.
7. Controle Financeiro
- Manter registos de todos os pagamentos e recibos.
- Conferir orçamento para garantir que está dentro dos limites.
- Realizar um controle final dos custos adicionais de última hora.
8. Reunião Final com os Noivos
- Confirmar todos os detalhes do evento e alinhar as expectativas.
- Revisar cronograma e planos para o dia do casamento.
- Tratar de questões específicas, pedidos dos convidados e desejos dos noivos.
9. Dia do Evento
- Realizar uma inspeção do local para verificar a montagem e a decoração.
- Supervisar a chegada e instalação dos fornecedores.
- Garantir que todos os profissionais estejam no local e nos horários combinados.
- Coordenar as entradas e saídas dos noivos, padrinhos e pais durante a cerimónia.
- Solucionar problemas de forma discreta para não interferir na experiência dos noivos.
- Acompanhar e ajustar a timeline conforme o necessário durante o evento.
Exemplo de cronograma no dia do evento:
15:00 - Início da chegada dos convidados
15:30 - Celebração de casamento civil
16:00 - Receção, bar aberto, showcook, aperitivos, cocktails e animação no jardim
19:00 - Entrada no salão com dança dos noivos
19:30 - Prato sopa
20:00 - Prato peixe
20:30 - Corta sabores e baile
21:30 - Prato carne
22:00 - Corte do bolo no jardim
22:30 - Sobremesa servida no interior (bolo de noivos)
23:00 - Doces, frutos, queijos
23:30 - Festa dançante
02:00 - Encerramento da copa, do bar e das emissões sonoras
03:00 - Encerramento dos portões exteriores
10. Pós-Evento
- Acompanhar a desmontagem e retirada de materiais.
- Realizar o pagamento final para fornecedores (se necessário).
- Agradecer e recolher feedback dos noivos para futuras recomendações.
- Avaliar o evento com a equipa e identificar pontos de melhoria para os próximos.